Datenschutzerklärung

Der Schutz personenbezogener Daten ist BWM wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG) und - soweit einschlägig - dem Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021). Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie wir Daten im Zusammenhang mit unserer Website, Kontaktaufnahmen, E-Mail-Kommunikation und Bewerbungen verarbeiten.

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

BWM Architektur & Design interdisziplinäre GmbH mit ZT
Margaretenplatz 4/L1, 1050 Wien
Tel.: +43 1 205 90 70
UID-Nr. ATU 57920628
E-Mail: office@bwm.at

Datenschutzkoordination: office@bwm.at

Soweit in dieser Erklärung von „wir“, „uns“ oder „BWM“ die Rede ist, ist die oben genannte Verantwortliche gemeint.

2. Datenverarbeitung im Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Anlass sind dies insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten).

Website und Server-Logs: Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Browser, Betriebssystem, Referrer-URL und technische Geräteinformationen. Zweck ist die sichere und stabile Bereitstellung der Website, Fehleranalyse sowie Erkennung von Angriffen oder Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Server-Logs werden grundsätzlich 90 Tage gespeichert, sofern keine längere Speicherung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Kontakt, Formulare und E-Mail: Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen oder Website-Funktionen nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen bekanntgegebenen Daten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmen, Inhalt der Nachricht, übermittelte Unterlagen sowie technische Übermittlungsdaten. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation, Dokumentation und - soweit einschlägig - die Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Cookies, Analyse, Karten und Schriften: Wir verwenden technisch notwendige Cookies, etwa zur Sicherheit der Website oder zur Speicherung der Spracheinstellung. Technisch nicht notwendige Cookies und Dienste, insbesondere Google Analytics, Google Maps, externe Schriftendienste oder E-Mail-Tracking, setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor eingewilligt haben, soweit keine technische Notwendigkeit besteht. Eine Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen.

Veröffentlichungen: Daten oder Inhalte, die Sie uns übermitteln, veröffentlichen wir nur, wenn dies für die jeweilige Funktion klar erkennbar ist und Sie eingewilligt haben. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben oder wir Sie im Zusammenhang mit einer möglichen beruflichen Tätigkeit kontaktieren, verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Bewerbungen zu prüfen, den Bewerbungsprozess durchzuführen und zu dokumentieren, geeignete Kandidat:innen auszuwählen und gegebenenfalls ein Beschäftigungsverhältnis vorzubereiten.

Datenkategorien: Wir verarbeiten insbesondere Name, Kontaktdaten, Anschrift, Lebenslauf, Foto, Ausbildungs- und Berufsdaten, Zeugnisse, Portfolio, Arbeitsproben, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, berufliche Interessen, Gehaltsvorstellungen, Verfügbarkeit, Kommunikationsinhalte, Interviewnotizen, Bewertungen im Auswahlprozess sowie sonstige Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen.

Herkunft der Daten: In der Regel erhalten wir Bewerbungsdaten direkt von Ihnen, etwa per E-Mail, Bewerbungsformular, Bewerbungsplattform oder im persönlichen Gespräch. Bei beruflicher Kontaktaufnahme können wir berufsbezogene Daten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen, beruflichen Profilen, Portfolio-Websites, Projektveröffentlichungen oder Empfehlungen aus unserem beruflichen Netzwerk verarbeiten. In diesem Fall informieren wir Sie grundsätzlich bei der ersten Kontaktaufnahme oder innerhalb der gesetzlichen Frist, soweit keine Ausnahme greift.

Rechtsgrundlagen: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem effizienten, nachvollziehbaren und fairen Bewerbungsprozess, der Auswahl geeigneter Personen und der Verteidigung möglicher Rechtsansprüche. Eine längere Evidenzhaltung erfolgt nur mit Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten benötigen wir im Regelfall nicht; sollten solche Daten dennoch enthalten sein, verarbeiten wir sie nur, soweit dies rechtlich erforderlich oder zulässig ist, insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

Empfänger und Zugriff: Zugriff erhalten nur jene Personen bei BWM, die in den jeweiligen Auswahlprozess eingebunden sind, etwa Geschäftsführung, HR, Teamleitungen oder fachlich zuständige Personen. Externe Dienstleister, etwa IT-, Hosting-, E-Mail-, Cloud- oder Bewerbungssysteme, werden nur im Rahmen der DSGVO eingesetzt. Referenzen kontaktieren wir grundsätzlich nur, wenn Sie uns Referenzkontakte bekanntgegeben oder zugestimmt haben.

Speicherdauer: Bei nicht erfolgreichen Bewerbungen speichern wir Bewerbungsdaten grundsätzlich sieben Monate ab Ablehnung bzw. Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Bei Einwilligung speichern wir die Daten bis zu 18 Monate bzw. bis zu einem früheren Widerruf. Bei Initiativbewerbungen oder beruflichen Kontakten ohne konkretes Verfahren speichern wir Daten längstens sechs Monate ab dem letzten relevanten Kontakt, sofern keine längere Speicherung erforderlich oder zulässig ist. Erfolgreiche Bewerbungsdaten werden in die Mitarbeiterverwaltung übernommen und nach den dort geltenden Fristen verarbeitet.

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns Bewerbungsdaten bereitzustellen. Ohne die für den Bewerbungsprozess erforderlichen Daten können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht oder nur eingeschränkt prüfen. Eine biometrische Auswertung von Fotos, eine automatisierte Persönlichkeitsanalyse oder eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Bewerbungen findet nicht statt.

4. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Bearbeitung eines Anliegens, zur Vertragsabwicklung, zur Durchführung eines Bewerbungsprozesses, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, auf Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund berechtigter Interessen erforderlich ist. Empfänger können insbesondere interne zuständige Stellen, IT-, Hosting-, E-Mail-, Cloud-, Website-, Analyse-, Sicherheits- und Bewerbungssystemanbieter, Rechtsberater:innen, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Behörden oder Gerichte sein.

Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden auf Grundlage entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt. Datenverarbeitungen erfolgen möglichst innerhalb der EU bzw. des EWR. Soweit Daten an Empfänger in Drittländern übermittelt werden, erfolgt dies nur auf einer zulässigen Grundlage, etwa aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder einer sonstigen zulässigen Grundlage nach der DSGVO.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Konkrete Fristen sind in den jeweiligen Abschnitten genannt. Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere zulässige Speicherung erforderlich ist.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an office@bwm.at. Zum Schutz Ihrer Daten kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde erheben. In Österreich ist dies die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at.

7. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen. Bei Kommunikation per E-Mail oder über Websites kann eine vollständige Datensicherheit dennoch nicht garantiert werden. Bei besonders vertraulichen Informationen empfehlen wir, vorab einen geeigneten Übermittlungsweg mit uns abzustimmen.